GUÍA DEL GESTOR DE SUERTES – IV

GUÍA DEL GESTOR DE SUERTES – IV

Libro de actas

Los acuerdos que se tomen en reuniones de los órganos directivos, o asambleas generales, que afecten al funcionamiento de la sociedad, han de ser recogidos en un documento denominado Acta, que a su vez es trascrito al Libro de actas de la sociedad.

Pueden llevarse un libro único para todos los órganos de la sociedad, o un libro de actas para cada uno de los órganos. Estos libros pueden estar compuestos por hojas móviles, pero necesariamente han de estar legalizados antes de su utilización, una vez terminado, destruido o extraviado el libro, se ha de acreditar la circunstancia ocurrida y legalizar uno nuevo. El reglamento establece que las actas que se recogen en el libro de actas han de contener, para que los actos sean inscribibles una serie de datos:

Lugar y fecha en la que de halla efectuado la reunión.

Fecha y modo en que se haya efectuado la convocatoria.

Texto integro de la convocatoria, si es una junta general el orden del día.

Numero de socios que asisten personalmente y por representación, indicando el porcentaje de asistentes para que la junta sea valida.

Resumen de los asuntos debatidos, y las intervenciones cuya constancia haya sido solicitada por alguno de los presentes.

Los acuerdos adoptados.

Resultados de las votaciones, indicando numero de miembros que han votado en favor al acuerdo, y si alguien vota en contra de los acuerdos, se hará constar en el acta si alguien lo solicita.

La aprobación del acta.

La aprobación del acta ha de estar firmada por el secretario de la sociedad, con el visto bueno del presidente, lo que implica la conformidad con el contenido del acta.

Las cuentas anuales son el Balance, la Cuenta de Perdidas y Ganancias, en algunos casos llamada cuenta de resultados, y la Memoria, que forman una unidad, y para su validez han de estar firmadas por todos los administradores, que de esta forma acreditan su conformidad. Si falta la firma de alguno de ellos se debe expresar el motivo de tal defecto. Se pueden presentar en modelos normales o abreviados, en las sociedades anónimas se presentan las cuentas anuales en modelos normales, y en el resto de sociedades de modo abreviado.

sierra nueva - sepia

Balance (modelo abreviado)

El Balance es una fotografía económica de la entidad en un momento determinado, generalmente al 31 de diciembre de cada año, se divide en dos grandes apartados:

Activo: que es lo que la sociedad tiene, y lo que le deben y donde se encuentran los fondos de que dispone. Indica lo que se ha adquirido, lo que deben los clientes y el dinero que hay en caja y bancos.

Pasivo, es donde se reflejan las deudas de la sociedad o lo que la sociedad debe a sus proveedores, e indica cual es el origen de los fondos de que dispone.

Modelo de Balance abreviado

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Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Cuando se realizan operaciones de distinta naturaleza, de las que se pueden derivar beneficios o pérdidas se ha de informar como han intervenido los resultados parciales en el excedente o pérdida global del ejercicio.

Según la normativa este documento, de ha de presentar en forma de cuenta, en el debe aparecen los gastos y en el haber los ingresos. Estos se colocan ordenadamente, para comprobar como se llega a los resultados, comenzando por los gastos e ingresos de explotación, a continuación los financieros, seguidos por los extraordinarios y en ultimo lugar los impuestos sobre los beneficios, si los hubiera.

Modelo de cuenta de pérdidas y ganancias (31 de diciembre de 20XX y 20YY)

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Capitulo 5: tratamiento fiscal del gestor

Los Ayuntamientos tienen su propia idiosincracía, determinada por la administración del Estado y con procedimientos particulares. Destaca la no declaración de IVA, igual que en el resto de Administraciones Publicas.

El resto de figuras que configura el panorama de administradores de suertes aplica la fiscalidad en base, fundamentalmente, a entidades sin ánimo de lucro.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

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Documentación

DECLARACION DE IVA

Es un impuesto de devengo instantáneo. En el IVA el devengo se produce operación a operación, no hay pagos a cuenta, sino liquidaciones periódicas (mensuales o trimestrales) de los devengos producidos durante el período de liquidación.

Los documentos de declaración de IVA son obligatorios para las SOCIEDADES CIVILES y ASOCIACIONES cuyas operaciones anuales superan los 300.000 € anuales.

  • Modelo 300: Se trata del modelo más común del IVA, la declaración-liquidación trimestral a presentar por todos aquellos sujetos pasivos del IVA que desarrollen actividades a las que no les sea de aplicación el régimen simplificado. El plazo de presentación, será los 20 primeros días del mes siguiente al trimestre que es objeto de liquidación, es decir, abril, julio y octubre; para el último trimestre del ejercicio, el plazo es el de los 30 primeros días del mes de enero posterior.
  • Modelo 390: Es la declaración-resumen anual de todas las liquidaciones trimestrales, que se hayan presentado durante el ejercicio. El lugar de presentación estará en función del resultado arrojado por la última declaración-liquidación del ejercicio a la cual acompaña la declaración-resumen anual.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

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Documentación

Ley 35/2006 IRPF

El porcentaje de retención e ingreso a cuenta sobre las ganancias patrimoniales derivadas de los aprovechamientos forestales de los vecinos en los montes públicos que reglamentariamente se establezcan, será del 18%.

Las retenciones practicadas a los vecinos por parte de AYUNTAMIENTO, SOCIEDAD CIVIL o ASOCIACION, son plasmadas en dos documentos, que se presentan en la AT:

  • Modelo 110: Están obligados a presentar dicho modelo los sujetos pasivos (personas físicas, sociedades en régimen de atribución de rentas y sociedades mercantiles) que satisfacen rendimientos de trabajo personal, rendimientos de actividades profesionales u otras actividades económicas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
  • Modelo 190: Declaración del año anterior. Están obligados a presentar dicho modelo, aquellos sujetos pasivos que hayan declarado a través de los modelos 110 (rendimientos procedentes de trabajo personal, actividades profesionales, entre otras).

CERTIFICADO DE RETENCION DE IRPF

Documento que se entrega a cada vecino, por parte de AYUNTAMIENTO, SOCIEDAD CIVIL o ASOCIACION, para incluir en su declaración de la renta.

Otra documentación

Declaración anual operaciones con terceras personas

Todas aquellas personas físicas o jurídicas, de naturaleza pública o privada, así como las Entidades a que se refiere el artículo 33 de la Ley General Tributaria que desarrollen actividades empresariales o profesionales, siempre y cuando hayan realizado operaciones que, en su conjunto, respecto de otra persona o Entidad, cualquiera que sea su naturaleza o carácter, hayan superado la cifra de 3.005,06 euros durante el año natural al que se refiera la declaración, han de efectuar declaración anual de operaciones con terceros.

  • Modelo 347: La presentación de la declaración anual de operaciones con terceras personas, se realizará durante el mes de marzo de cada año en relación con las operaciones realizadas durante el año natural anterior, se presentará en la Delegación o Administración de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal del obligado tributario o declarante.

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Capitulo 6: tratamiento fiscal del vecino

Cada persona jurídica posee su propio tratamiento fiscal en función de sus rentas.

Al determinar el Estado, por Ley, que el cobro de suertes es un Incremento Patrimonial del receptor de estas, debe incorporar el ingreso en declaración anual a la Hacienda Publica, haciendo constar la retención que ha sufrido del 18 % de la Suerte.

Cada Ayuntamiento, Asociación o Sociedad Civil, debe emitir un certificado de retención del 18% según marca la Ley. En el caso del Ayuntamiento esto supone un esfuerzo de gestión de un bien privado. La profesionalización de la gestión puede aportar eficacia al proceso, reduciendo costes y generando ventajas fiscales.

Los vecinos obligados a realizar la declaración anual de rentas, incluyen en esta el certificado de retención expedido por Ayuntamiento, Asociación o Sociedad Civil. En caso de que la declaración resulte a pagar el importe retenido es restado de la cantidad total a pagar; en caso de resultar negativa la cantidad a devolver se vera incrementada en el porcentaje retenido.

Si los ingresos del vecino no conllevan obligatoriedad a realizar la declaración anual, y desea que le sea devuelto el importe retenido, tiene que hacer dicha declaración, en la que consta la retención, para que en caso de que resulte a devolver le sea reintegrado el importe de la dicha retención.

Este último caso se soluciona solicitando telefónicamente a la Agencia Tributaria (teléfono 901200345) la confección de un borrador de su declaración, en la valoración del cual podrá recibir apoyo de su gestor de la suerte. En caso de conformidad, es suficiente la confirmación de este borrador para recibir la devolución correspondiente en su cuenta bancaria.

midiendo la madera

Información utilizada en esta guía
Encuesta a gestores
Se diseñó una encuesta que fue pasada a alcaldes y representantes de comisiones vecinales en reunión celebrada en San Leonardo de Yagüe el 23 de noviembre de 2007. La encuesta planteaba a los asistentes las cuestiones abordadas en esta guía, con lo que su utilidad reside no sólo en la recopilación de información, sino también en abrir a una discusión en grupo la discusión de temas de gestión de las suertes, hecho muy poco frecuente.
De hecho, algunos de los presentes rehusaron contestar la encuesta.
Se recogieron un total de 7 respuestas; junto con los 4 estudios de caso que se sintetizan a continuación, se considera que se ha contado con un volumen de información suficiente, que refleja adecuadamente la variabilidad interna del conjunto de casos. La encuesta y su sistematización se presentan a continuación:

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Estudio de caso 1: Covaleda

Se constituyó en Sociedad Civil Vecinal de Maderas en 1983, según consta en sus estatutos, anteriormente era una Asociación Vecinal de Maderas. Desde entonces la SOCIEDAD CIVIL VECINAL DE MADERAS de Covaleda tiene NIF propio.

El Ayuntamiento de Covaleda, es el propietario del monte, se trata de un bien comunal cuyos derechos tienen un gran valor histórico, reconocidos desde el año 1260, han sido ratificados en numerosas ocasiones.

Cada año, el Ayuntamiento elabora el padrón de vecinos con derecho a aprovechamientos forestales, habiendo realizado en él las modificaciones oportunas. Este padrón es el que se entrega a la Sociedad y sobre el que se realiza el reparto de las suertes de pinos. Las condiciones de pertenencia a este padrón, quedan establecidas desde 1949, en las Ordenanzas que rigen el reparto y distribución de los aprovechamientos comunales de pinos del monte nº 125 del C.U.P. Las Ordenanzas no se han modificado, a pesar de que, por el tiempo transcurrido y los cambios sociales, el contenido de alguno de sus artículos no se ajuste a la realidad social del momento; la Sociedad Vecinal considera oportuno la revisión y actualización de estas ordenanzas que establecen las condiciones de pertenencia al padrón vecinal.

El proceso de enajenación de este aprovechamiento común, comienza con el Señalamiento de los lotes para la corta del año forestal correspondiente, la Junta y el Ayuntamiento intervienen en esta decisión. La corta debe ser aprobada por el Ayuntamiento, para después remitirla a la Sociedad Vecinal.

El señalamiento de los lotes de corta es pagado a la Junta por la Sociedad.

La Sociedad Vecinal, considera adecuado, para el mejor funcionamiento de los aprovechamientos forestales, una buena coordinación entre la Comisión de Montes del Ayuntamiento y la Comisión de dicha Sociedad, mantener contactos e intercambiar opiniones, son aspectos que sin lugar a dudas favorecen el interés común.

La Sociedad Vecinal, después de recibir la corta, abona al Ayuntamiento los gastos de adjudicación para poder iniciar el proceso de venta; a partir de ahora, los criterios de los miembros de la Comisión Ejecutiva son los que definen el proceso, sus reuniones quedan recogidas en actas.

La Comisión Ejecutiva, visita en el monte cada rodal de la corta, con la intención de valorar justamente la madera que se va a vender, establece un orden para esta venta: “lotes”, marcan un precio de salida y fijan días para celebrar las subastas públicas.

Se convoca Subasta Publica enviando comunicación de esta a los Madereros de su propia base de datos, generalmente procedentes de la zona. La subasta y la apertura de las plicas se hacen en público, es habitual contar con la presencia de socios; después de leer las plicas, se realiza una adjudicación provisional de los lotes al precio más alto cotizado.

Una vez vendida toda la madera y antes de efectuar el reparto entre los socios, se tiene en cuenta un 10% del total que se destina a mejoras en el Monte. Este Fondo de Mejoras es retenido por la Sociedad en sus cuentas bancarias, hasta que se realizan las mejoras, tras recibir el informe detallado por parte del Ayuntamiento, la sociedad abona el importe correspondiente del Fondo de Mejoras.

El registro de los gastos e ingresos de la SC se produce a través del Plan General Contable que lleva la SC por comodidad y transparencia al presentar las cuentas a los asociados.

La SC de Covaleda efectúa la declaración de IVA, ya que las operaciones anuales sobrepasan los 300.000 € anuales, además de declarar operaciones comerciales de mas de 3001 € modelo 347.

Anualmente se convoca a todos los socios a una Asamblea General Ordinaria, entregando un dossier donde se incluyen los documentos: Balance anual, Cuenta de Explotación, adjudicaciones de madera, listado socios.

Retienen al vecino el 18% de IRPF, y le entregan Certificado de Retención, cumplimentando los preceptivos 110 y 190. A la vez se asesora al vecino de manera informal. Considera la SC que se reparte un Bien Común que ha de estar exento de IRPF.

La SC no cuenta con la Suerte de Leñas, es el Ayuntamiento el que decide sobre ella y puede ser recogida por cualquier vecino con Suerte o no que así lo solicite.

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Estudio de caso 2: Navaleno
Esta constituida una Asociación regulada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, que regula el Derecho de Asociación.
Para pertenecer a la asociación los vecinos han de acreditar ser beneficiarios de los aprovechamientos forestales, según la Ordenanza Especial del Ministerio de la Gobernación de 30 de julio de 1960. Los socios pueden delegar su representación en otro socio, pero este no puede acudir a la asamblea con mas de dos delegaciones, evitando de este manera formación de grupos con interés particulares.
La asociación ha determinado establecer cuotas, de carácter ordinario, extraordinario y si lo determina la asamblea una cuota de admisión. Según la vigente Ley de Asociaciones, además de mantener actualizada la lista de los asociados, que comunica al Ayuntamiento, esta obligada a llevar contabilidad oficial que recoge el estado fiel de su patrimonio, del resultado y de la situación financiera, efectuar inventario y tener libro de acta de todas las reuniones que realiza. El ejercicio asociativo y económico corresponde a un año natural con cierre al 31 de diciembre de cada año.
Su volumen de operaciones no supera los 300.000 € año, por lo que no esta obliga da a realizar las declaraciones preceptivas de IVA.
La suerte de leñas es gestionada por la Asociación y se sortea entre los vecinos beneficiarios, que previamente la han solicitado. Cada vecino puede renunciar, por un periodo a la suerte de leñas sin perder definitivamente el derecho.
Se efectúan las retenciones del 18% a cada vecino beneficiario y se entrega a la AT los modelos 110 y 190. La gestión contable es contratada a agentes o entidades externas.
Anualmente es convocada la Asamblea General y se renueva la Junta Directiva en su mitad, confirmándose o renovándose los cargos de la Junta Directiva.
Los cargos de esta Junta Directiva, son elegidos por la Asamblea General, rotatorios y obligatorios.
Se entrega a cada vecino anualmente informe sobre gestión y estado de cuentas previamente a la Asamblea General.

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Estudio de caso 3: Cabrejas del Pinar
Está constituida una Sociedad civil que preside el Alcalde, y la Junta Directiva está formada por voluntarios a falta de interés por participar en la gestión por parte de los vecinos, que confían plenamente en la gestión que se realiza.
El señalamiento de los lotes es Realizado por la Junta que proporciona planos del mismo, al igual que la medición, gastos que son abonados a la Junta, por la Sociedad Los precios están fijados por los vecinos de la SC. Se realiza subasta pública con precio de partida, que es publicado, los madereros remiten la plica en sobre cerrado, adjudicándose al mejor precio. En caso de quedar desierta la subasta, esta se produce abierta llegando a negociar los precios de los lotes. El Ayuntamiento cuenta con montes mancomunados, donde no existen suertes, el fruto es para los Ayuntamientos partícipes de la mancomunidad. La venta de la madera se realiza por Señalamiento, evitando gastos de gestión. La venta se anuncia en el BOE de la provincia, indicándose a riesgo y ventura.
Además de la Suerte de Leñas, que también es señalada por la Junta, existen pastos que se adjudican a ganaderos de la zona, previo pago. La preparación de la suerte de leñas es realizada por una empresa privada. La leña es recogida por los vecinos en el monte, este trabajo se realiza por terceros ya que en el pueblo hay gente mayor que le resultaría difícil realizar el trabajo por si.
Los importes de las subastas son cobrados en el año natural, independientemente de que el maderero haya efectuado la corta o no. El fruto es cobrado y repartido dos veces en el año natural. Las operaciones del año son inferiores a 300.000 € al año por lo que el IVA no es declarado y queda en el ayuntamiento. Se retiene el 18 % de IRPF a cada vecino y es entregado a la AT con los documentos 110 y 190.
La gestión contable es llevada por el secretario del ayuntamiento, compensando su actividad con un importe igual a una suerte como gastos de gestión. La SC se esta planteando cobrar un canos a los vecinos por gestión. Se convoca anualmente la Junta General, previamente se hace llegar a cada vecino documentación donde se incluye: el señalamiento y medición, y el estado de las cuentas anuales.

sierra del maestro 1956

Estudio de caso 4: Palacios de la Sierra
En Palacios se mantienen los repartos de suertes en pinos, de tal manera que en el proceso intervienen formas jurídicas distintas, con la correspondiente complejidad.
El señalamiento, una vez realizado por la Junta, llega al Ayuntamiento, quien confecciona los lotes y reparte la suertes anuales a cada uno de los vecinos, 300 aproximadamente, a la vez que el Ayuntamiento vende los pinos secos y realiza el reparto del dinero entre cada uno de los vecinos con derecho a suerte.
El Ayuntamiento paga a la Junta el señalamiento, y esta determina el precio base de las subastas. El Ayuntamiento pasa al cobro una papeleta a cada vecino, correspondiente a los gastos que ha producido el proceso; esta papeleta es pagada en un caso por la Asociación, que existe, o por el maderero al que el vecino ha adjudicado su suerte.
La segunda forma jurídica es una Asociación vecinal (“El Bloque”) que reúne hasta 100 de las 300 suertes que hay en Palacios; la Asociación vecinal se responsabiliza del proceso de subasta, cobro a madereros y liquidaciones correspondientes.
El resto de vecinos, la tercera forma jurídica, hasta 200, acude personalmente a los madereros que tradicionalmente adquieren su suerte, a vender esta. El maderero liquida al vecino y abona la papeleta girada por el Ayuntamiento.

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